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Gestão Online de Atas e Livros de Atas
      
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Livro de Atas Online
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19-09-2017
COMO FUNCIONA?

Como Funciona

O ActasOnline é um sistema de geração e manutenção de Livro de Atas Virtual / Digital.
Ao criar um Livro de Atas no sistema o mesmo fica disponível para imprimir na totalidade ou parcialmente, ou continuar a adicionar atas e imprimir as mesmas, assegurando assim a manutenção de um Livro de Atas de Folhas Soltas.
Cada utilizador poderá criar e imprimir o número de Livros de Atas que pretender.
O ActasOnline diponibiliza um sistema de minutas com preenchimento automático permitindo a geração instantânea de Atas.

Também poderá imprimir imediatamente todo o Livro em branco, encadernar num dossier de folhas soltas e utilizar o método tradicional de Livro de Atas em suporte físico. Terá de fazer assinar os Termos de Abertura e de Encerramento e rubricar todas as folhas, e depois, à medida que for elaborando as Atas utilizar essas folhas na impressora.

Numa abordagem mais moderna e amiga do ambiente, pode optar também por um Livro de Atas totalmente Digital, neste caso todas as Atas bem como os Termos de Abertura e Encerramento tem de ser individualmente assinados de forma digital por todos os intervenientes (apenas disponível em Portugal).

Poderá também, através de Códigos de Acesso, fornecer acesso a esses Documentos, cada um com o seu código, ou descarregar os ficheiros do Livro e guardar num suporte digital (Pen Drive, Cartão de Memória, CD, DVD, etc).

Criação de conta

Para utilizar o sistema tem de ter uma conta. O registo é gratuito. Só após ter criado a sua conta será possível aceder ao sistema, criar uma associação a uma Entidade (Empresa,Condomínio ou Associação) e passar a ser o Gestor do Livro de Atas dessa Entidade.
Não utilize o N.I.F da Entidade da qual pretende gerir o Livro de Atas nos dados seu registo. O registo do utilizador é pessoal e refere-se à sua pessoa. A associação do utilizador a uma Entidades só poderá ser efectuada após ter uma conta válida no sistema.
Ao criar a sua conta poderá associar á mesma o seu N.I.F pessoal, que será utilizado posteriormente pelo sistema (ex: no caso de existir alguma empresa na base de dados, da qual o seu N.I.F pessoal esteja inserido como sócio, poderá ter acesso ao Livro de Atas dessa Entidade, ou nos Livros de Atas e se for sócio de alguma Entidade, ter seus dados de sócio automáticamente preenchidos nas minutas).

Associação de Empresa, Condomínio ou Associação

Ao criar a sua conta poderá começar a criar o(s) Livro(s) de Ata(s). Para o efeito terá de criar a associação de um Livro a uma Entidade. No ínicio do processo de associação de uma Entidade, o sistema solicita o N.I.F da Entidade com a qual pretende estabelecer a associação e tenta preencher os dados da Entidade automaticamente [de momento apenas Entidades Portuguesas].
Se o sistema não conseguir detectar todos os dados da Entidade solicita a inserção manual dos restantes. Após preencher os dados o utilizador será associado como Gestor do Livro de Atas dessa Entidade. Para criar o Livro de Atas, no entanto, será ainda necessário proceder á inserção de dados dos sócios/elementos da Entidade.
Se o utilizador for sócio/elemento da Entidade, ao inserir o seu N.I.F pessoal como sócio/membro é imediatamente associado como sócio/membro e Gestor do Livro. Se o N.I.F pessoal ou outro identificador do sócio/membro coincidir com o de algum utilizador da plataforma o mesmo é automaticamente detectado e oferece a possibilidade ao Gestor do Livro de, ou solicitar confirmação de Identidade ao utilizador ou associar imediatamente esse utilizador à Entidade.
Poderá criar as Entidades que pretender não existido limite quanto ao seu número.
Para CONDOMÍNIOS
Para inserir um Condomínio terá de inserir também o número total de frações, os nomes dos Condóminos, fração e percentagem respeitante a cada Condómino.
Para ASSOCIAÇÕES
Para inserir um elemento da Associação, basta inserir o N.I.F pessoal ou nº de associado, nome e cargo de cada elemento.

Gestor do Livro de Atas

Apenas o Gestor do Livro de Atas poderá inserir novas Atas ou editar Atas ainda não fechadas.
O Gestor de Livro, que efetivamente até poderá não ser sócio da empresa (T.O.C por ex.), pode associar um número ilimitado de Entidades. Os sócios/elementos da Entidade que não sejam Gestores de Livro mas sejam utilizadores do sistema, serão detetados automaticamente via N.I.F e apenas poderão visualizar/imprimir as Atas, uma vez confirmados.

Criação de Livro de Atas

Após executar os passos descritos nos pontos anteriores deverá poder criar o Livro de Atas da(s) Entidade(s) em que seja o Gestor do Livro. Apenas poderá ter um Livro de Atas ativo (em aberto), por cada Entidade, não existindo limite para o número de livros.
O processo de criação de cada Livro é fácil sendo o termo de abertura automaticamente preenchido pelo sistema.

Inserção de Atas

As Atas são inseridas pelo Gestor de Livro e podem ser editadas enquanto não forem fechadas. O fecho de uma ata representa a sua assinatura pelo que a partir do momento em que for executado o fecho de uma ata a mesma não poderá ser alterada
As atas podem ser fechadas de duas maneiras:
Manualmente pelo Gestor do Livro
- O Gestor fecha a Ata (necessita ser impressa, assinada e rubricada manualmente)
Assinatura Digital*
- Neste caso todos os sócios/membros têm de ser utilizadores registados no sistema e terão de descarregar a Ata Digital, assinar com o seu cartão de cidadão e voltar a carregar o ficheiro já assinado e confirmar no sistema a assinatura/fecho da ata.
* Funcionalidade apenas disponível para os utilizadores situados em Portugal e com Cartão de Cidadão. Para efeitos legais, em Portugal, as atas assinadas digitalmente são considerados documentos digitais. Todos os elementos/sócios terão de assinar digitalmente o documento. (ATENÇÃO: O processamento de ajuda na Assinatura Digital só é possível de utilizar se todos os sócios/elementos forem utilizadores do sistema ActasOnline, de outra forma terá de proceder á recolha de assinaturas digitais por e-mail ou pessoalmente e no final efetuar o carregamento do ficheiro).
Consulte aqui a Ajuda a Assinatura Digital para mais informação.

Minutas de Atas*

No sistema existem diversas minutas para várias situações, existem também minutas base a partir das quais poderá criar a Atas da sua Empresa.

*Apenas acessivel com adesão PREMIUM.

Impressão de Atas*

O @ctasOnline permite imprimir Atas individualmente ou imprimir todo o Livro de Atas. Poderá ainda guardar as Atas em formato PDF.

Para manter o seu livro de Atas físico ou para o transportar é aconselhável adquirir uma pasta/dossier e inserir as folhas (Termo de Abertura e de Encerramento incluidos) depois de assinadas e rubricadas dentro de proteções de plástico transparente (micas).
Deverá assinalar também o número do Livro na capa ou lombada.
Á medida que for imprimindo as Atas poderá acrescentar as folhas ao Livro (Livro de Atas de Folhas Soltas).
Poderá optar por imprimir todo o livro em branco, com o Termo de encerramento.

*Apenas acessivel com adesão PREMIUM, no entanto o pacote base permite a impressão da 1ª Ata.

Códigos de Acesso a Atas*

Pode atribuir códigos de acesso a Atas, válidos por 3 meses, e fornecer esse código a quem quiser. Não é necessário ser um utilizador registado no sistema para visualizar as Atas através de um código de acesso.
Os códigos são gerados no índice do Livro de Atas.

*Apenas acessivel com adesão PREMIUM.

Informação Detalhada sobre Atas e Legislação Actual*

Acesso a informação sobre Atas, Livros de Atas, imposto de sêlo, atos comerciais relevantes e legislação em vigor actualizada, com ligações para sítios oficiais.

* Funcionalidade apenas com utilidade para utilizadores situados em Portugal. Necessita adesão PREMIUM.

Acesso BASE e acesso PREMIUM

O registo no sistema é gratuito mas o acesso de cada Entidade às funcionalidades do sistema é diferenciado. As fucionalidades disponíveis dependem do tipo de acesso. O acesso tipo BASE, gratuito, possibilita manter um Livro de Atas em permanência mas apenas permite a impressão da 1ª Ata, permite no entanto, a visualização do conteúdo de todas as Atas a quem tiver acesso a esse Livro.
Para utilizar todas as funcionalidades do sistema necessitará de um acesso da Entidade do tipo PREMIUM.
O acesso tipo PREMIUM, com ciclo de duração de 3 anos, tem um custo de 15 € por cada Entidade e pode aderir ao mesmo depois de criada a associação a essa Entidade.

O utilizador que seja Gestor de Livro de uma Entidade com acesso PREMIUM tem acesso automático a Informação Detalhada sobre Actas e Legislação Actual (Portuguesa)

Pacotes Multigestão de Entidades

Os Pacotes Multigestão de Entidades são um modo de adesão destinado a empresas de gestão, contabilidade, escritórios de advogados ou TOC's individuais e permitem a gestão do Livro de Atas de várias entidades no modo PREMIUM por um único utilizador com custos substancialmente mais baixos por entidade.
PACOTES MULTIGESTÃO

  • Nível 1 - 10 Entidades - 50 € por triénio - (5 € por entidade - 1.66 € entidade por ano)
  • Nível 2 - 20 Entidades - 75 € por triénio - (3.75 € por entidade - 1.25 € entidade por ano)
  • Nível 3 - 50 Entidades - 100 € por triénio - (2 € por entidade - 0.66 € entidade por ano)
- O limite do número de entidades que pode gerir é o de entidades em permanência. Se eliminar uma entidade o seu lugar fica disponível para uma outra.
- Apenas poderá mudar de nível ao atingir 80% da capacidade daquele em que estiver. O período que restar do nível anterior será adicionado ao seguinte.
- O Modúlo Extra para Associações não está incluido nos Pacotes tendo de ser adquirido individualmente para entidades desse tipo se o pretender utilizar.

*Apenas acessivel com adesão PREMIUM.

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